CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN THEO THỨ TỰ ƯU TIÊN (PHƯƠNG PHÁP EISENHOWER)

Nếu chúng ta không quản lý thời gian, cuộc đời chúng ta sẽ có những lúc rối như mớ bòng bong. Chúng ta sẽ rơi vào kế hoạch thời gian của người khác. Đây là một trong những kĩ năng hàng đầu mà mỗi người chúng ta cần phải thành thạo.

TẠI SAO CHÚNG TA PHẢI HỌC CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN?

Thời gian là cuộc sống

Tiết kiệm thời gian một cách rất đáng kể

Lấy ví dụ về thời gian bị  lãng phí trong một ngày (gần đúng):

Chơi game: 2 tiếng

Xem phim: 1.5 tiếng

Facebook, đọc báo…: 2 tiếng

Ngủ: 9 tiếng >> lãng phí 1 tiếng so với ngủ 8 tiếng bình thường

Như vậy,

1 ngày: lãng phí 6.5 tiếng

1 năm: 6.5 x 365 = 2372.5 giờ = 99 ngày

80 năm: 99 x 80= 7920 ngày = 21 năm

Hãy tưởng tượng với 21 năm đó bạn sẽ làm được những gì! Chỉ cần bạn học tiếng anh thôi cũng đã là một sự khác biệt lớn!

Chưa cần tới Polyphasic Sleep bạn cũng có thể có thêm rất nhiều thời gian.

Kiểm soát cuộc đời của chính bạn

Khi quản lý tốt thời gian, bạn sẽ gần như không bao giờ rơi vào cảnh “nước tới chân mới nhảy“. Bạn không bị căng thẳng, rối loạn vì “hạn chót“. Hiệu quả công việc của bạn luôn ở mức cao. Bạn làm việc chính xác hơn, đầy đủ hơn. Bạn sẽ thăng tiến nhanh hơn, mục tiêu của bạn sẽ được hoàn thành sớm hơn những ai không để ý tới quản lý thời gian.

Bạn sẽ có một cuộc sống hoàn thiện hơn, khi vừa hoàn thành tốt công việc, vừa có thời gian phục vụ các sở thích nho nhỏ như chơi thể thao, du lịch, thư pháp, học tiếng pháp, tiếng nhật…

Bạn sẽ hiểu ra được cái gì thực sự quan trọng với mình, cái gì không để sống một cuộc đời đầy ý nghĩa.

PHƯƠNG PHÁP EISENHOVER

Do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D. Eisenhower nghĩ ra. Ông đã sử dụng rất hiệu quả với lịch làm việc bận rộn của mình. Ông đề xuất dùng ma trận để sắp xếp công việc (Ma trận Eisenhower)

Về cơ bản bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ:

 


P2
: Quan trọng, không khẩn cấp

P1: Quan trọng, khẩn cấp

P3: Không quan trọng, khẩn cấp

P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

*P= Priority: Sự ưu tiên

  1. Việc này có quan trọng không?
  2. Nó có khẩn cấp không?

P1 – Quan trọng, khẩn cấp

Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc được xếp vào cấp độ này:

Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, một cuộc họp khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công việc…

Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới bạn thân…

Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn bài thuyết trình, ôn thi sát…

Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu tới tối đa bằng cách chuyển chúng thành việc P2.

Nếu bạn đã từng trải qua, hãy học cách làm cho chúng không xảy ra nữa. 4 năm đại học, bạn có thể tặc lưỡi cho qua, nhưng nó sẽ hình thành thói quen xấu khó sửa. Bạn không thể dồn việc mãi như vậy tới hết đời.

P2 – Quan trọng, không khẩn cấp

Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn. Ví dụ:

  • Ôn thi từ đầu học kỳ
  • Đọc sách
  • Học tiếng anh
  • Tập thể dục
  • Thiền định

Nếu bạn đang làm việc P2 có việc P1 xuất hiện hãy hoàn thành việc P1. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2. Đừng để sang ngày hôm sau!

P3 – Không quan trọng, khẩn cấp

Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khósắp xếp hay kiểm soát được chúng.

Ví dụ:

  • Cuộc gọi từ ông anh họ lâu ngày không gặp.
  • Tin nhắn từ đám bạn.
  • Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc, học bài.

Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự. Học cách từ chối khéo léo…để giảm thời gian cho những việc này.

P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp

Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.

Ví dụ:

  • Check Facebook
  • Xem video giải trí trên Youtube
  • Xem các chương trình giải trí trên TV
  • Xem Phim

Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem chương trình ca nhạc này có giúp tôi nhiều trong việc chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp tôi học giỏi không? Tôi có nhất thiết phải xem phim này không, để tháng sau coi có được không?

Những người lười biếng thường trả lời “Có” và tìm cách biện hộ cho điều này. Chẳng hạn như họ nói chơi game có thể học được tiếng anh, nhưng nếu so sánh 1 giờ chơi game với 1 giờ tập trung học tiếng anh thành tựu đạt được trong tiếng anh khác biệt hoàn toàn. Chơi game có thể giúp họ học bập bõm được vài từ mới, nhưng họ không thể biết được cáchphát âm chính xác, cách sử dụng từ đó trong câu như thế nào, những từ đồng nghĩa, trái nghĩa, có thành ngữ nào liên quan hay không…

PHÂN BỐ THỜI GIAN

Dưới đây là một cách phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp này

P1: ~15% – 20%

P2: ~60% – 65%

P3: ~10% – 15%

P4: < 5%

GHI CHÉP

Bạn cần có 1 cuốn sổ ghi chép công việc hoặc các phần mềm tương tự trên máy tính hoặc điện thoại. Khi làm xong việc nào, bạn đánh dấu tích vào, lúc này bạn sẽ tận hưởng được cảm giác hoàn thành công việc, rất tuyệt vời.

 

Để bắt đầu quản lý thời gian, bạn có thể dùng file pdf này: Ma trận Eisenhover

 

CÔNG CỤ HỖ TRỢ

Bạn có thể dùng các ứng dụng dưới đây để sắp xếp việc vào cấp độ phù hợp

Android:

My Effectiveness: To do, Tasks

Ứng dụng này giúp bạn quyết định mức độ quan trọng, khẩn cấp của công việc bằng ma trận Eisenhover (mục First Things First). Nó cũng có nhiều chức năng khác giúp bạn quản lý công việc hiệu quả:
  • My Misson: Thiết lập sứ mệnh
  • My Influence: Loại bỏ những xao nhãng
  • Life Roles: Xác định vai trò trong cuộc sống
  • Week plan: Tạo kế hoạch theo tuần
*Cho những ai thích sự đơn giản
Ứng dụng ghi chú của Google. Có thể tạo được các check list công việc.

NGHỊCH ĐẢO

Có những việc thuộc vùng xám, nó không hẳn nằm hoàn toàn trong 4 cấp độ trên. Tùy thời điểm, mục đích mà nó được phân bố vào các cấp độ khác nhau.

Ví dụ:

Xem phim được xếp vào:

P2 Khi mục đích của bạn là học tiếng anh. Nghe thấy từ mới ghi lại, học cách phát âm, sử dụng. Tạo Flash Card cho từ đó. Nghe đi nghe lại những chỗ chưa nghe được. Học các nối âm, đọc lướt trong phim. Học văn hóa của họ. Bạn có thể cần tải phụ đề để hỗ trợ nghe khi cần.

P4 Khi mục đích của bạn là giải trí mà bạn cần phải hoàn thành một đống bài tập.

Tương tự game cũng có những loại dành cho học tiếng anh thì hãy xếp vào P2. Xem các game của Hội Đồng Anh (British Council): https://learnenglish.britishcouncil.org/en/games.

Giải trí là cần thiết, nhưng bạn cần tránh các loại giải trí gây nghiện trong lúc đang chinh phục mục tiêu. Bạn có thể thưởng cho mình vài giờ xem phim khi đã hoàn thành được những mục tiêu đề ra trong tuần, tháng…nhưng đừng sa đà.

 

 


P2
: Quan trọng, không khẩn cấp 

P1: Quan trọng, khẩn cấp

P3: Không quan trọng, khẩn cấp

P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

*P= Priority: Sự ưu tiên

Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên bạn cần trả lời 2 câu hỏi:

  1. Việc này có quan trọng không?
  2. Nó có khẩn cấp không?

P1 – Quan trọng, khẩn cấp

Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc được xếp vào cấp độ này:

Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, một cuộc họp khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công việc…

Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới bạn thân…

Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn bài thuyết trình, ôn thi sát…

Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu tới tối đa bằng cách chuyển chúng thành việc P2.

Nếu bạn đã từng trải qua, hãy học cách làm cho chúng không xảy ra nữa. 4 năm đại học, bạn có thể tặc lưỡi cho qua, nhưng nó sẽ hình thành thói quen xấu khó sửa. Bạn không thể dồn việc mãi như vậy tới hết đời.

P2 – Quan trọng, không khẩn cấp

Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn. Ví dụ:

  • Ôn thi từ đầu học kỳ
  • Đọc sách
  • Học tiếng anh
  • Tập thể dục
  • Thiền định

Nếu bạn đang làm việc P2 có việc P1 xuất hiện hãy hoàn thành việc P1. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2. Đừng để sang ngày hôm sau!

P3 – Không quan trọng, khẩn cấp

Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khósắp xếp hay kiểm soát được chúng.

Ví dụ:

  • Cuộc gọi từ ông anh họ lâu ngày không gặp.
  • Tin nhắn từ đám bạn.
  • Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc, học bài.

Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự. Học cách từ chối khéo léo…để giảm thời gian cho những việc này.

P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp

Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.

Ví dụ:

  • Check Facebook
  • Xem video giải trí trên Youtube
  • Xem các chương trình giải trí trên TV
  • Xem Phim

Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem chương trình ca nhạc này có giúp tôi nhiều trong việc chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp tôi học giỏi không? Tôi có nhất thiết phải xem phim này không, để tháng sau coi có được không?

Những người lười biếng thường trả lời “Có” và tìm cách biện hộ cho điều này. Chẳng hạn như họ nói chơi game có thể học được tiếng anh, nhưng nếu so sánh 1 giờ chơi game với 1 giờ tập trung học tiếng anh thành tựu đạt được trong tiếng anh khác biệt hoàn toàn. Chơi game có thể giúp họ học bập bõm được vài từ mới, nhưng họ không thể biết được cáchphát âm chính xác, cách sử dụng từ đó trong câu như thế nào, những từ đồng nghĩa, trái nghĩa, có thành ngữ nào liên quan hay không…